業務フローにそったフォルダ構成をご紹介します。

[Tips]フォルダを管理しよう！でご紹介しました、フォルダ管理の一例となります。

業務フローにそったフォルダ構成のメリット

1. 見ただけで何のファイルが入っているかが分かる。
2. 進捗・タスク量が把握できる。
3. 目的のファイルにクイックに検索・アクセスできる。

フォルダの構成手順

1. 例として、契約書作成時の法務部の業務フローを確認します。
   
   1. 他部署からの審査依頼中の契約書を確認する
   2. 契約書の審査対応をする
   3. 確認した契約書に不備があった場合、差し戻し または 修正対応をする
   4. 審査完了
      
      
2. 業務フローの順にフォルダを作成します。
   
   
   
3. アクセス制限を設定します。
   1. 共有の設定を見るをクリックします。
      
      
   2. 対象のグループ/ユーザーを選択し、権限を確認して「編集する」ボタンをクリックします。
      

これでフォルダの作成・アクセス制限が完了しました。

より効率的な活用方法

さらに、契約書ステータスの絞り込み表示を活用すると、確認しなければならない契約書の入ったフォルダが一目で分かるようになります。